DesignOps-TCU

DesignOps foi um termo criado para descrever algumas práticas que já existiam nos ambientes corporativos, principalmente dentro de empresas já nascidas na era digital/pós-digital, mas que não eram formalizadas em um setor específico. Sendo assim, o DesignOps ou as operações em design, surgem para aumentar a escalabilidade do produto, gerando maior receita para a empresa, produtividade para as equipes e maior satisfação dos clientes por entregar um produto mais consistente. À medida que as empresas amadurecem e investem em design, elas precisam operacionalizar o fluxo de trabalho, contratações e alinhamento entre as equipes. As operações de design são, basicamente, responsáveis por fazer o design acontecer dentro das empresas e ampliar o valor de seus produtos e serviços.

Até o ano de 2017 o Setor de Tecnologia da Informação do TCU (STI) era composto por desenvolvedores, PO`s e Chefes de Serviço que faziam o papel de Scrum master (SM) e Gerente de Produto (PM). Em 2018 surge o primeiro contrato para UX/UI designers que iriam somar nos futuros processos e desenvolvimento de sistemas das diretorias desse setor.

Havia, portanto, um cenário de desenvolvimento de sistemas com pouquíssimos critérios e rigor metodológico no que se refere ao uso de princípios e processos de design. Em vista da chegada de profissionais de Design e da necessidade de se estruturar um processo de Design dentro do STI, foi definido um grupo de trabalho para planejar os processos de Design de Interfaces do TCU.

Diante desse cenário, nosso desafio foi:

"Como podemos criar processos, projetos e produtos digitais de maneira organizada, escalável, com equipes mais produtivas e usuários mais satisfeitos?"

Os critérios de sucesso para esse desafio são:

1. Ter uma liderança que dê suporte e apoio para os times de Design;

2. Uma gestão de processos eficientes;

3. Estratégias alinhadas com as prioridades.

E as entregas definidas foram:

1. Criação de uma Wiki para cada sistema desenvolvido;

2. Criação de um Guia de Interface paros sistema do STI;

3. Criação do Design System de cada sistema desenvolvido.

Contribuí nesse projeto com o planejamento e organização do processo de Design do STI e na liderança de designers de experiência de usuário e de interface para garantir que entregassem artefatos de design de alta qualidade e com escalabilidade. Além disso, participei ativamente da criação das documentações entregues.

O processo de DesignOps foi desenvolvido em três etapas bem objetivas devido a urgência e falta de tempo disponível para sua implementação:

1. A etapa de diagnóstico, em que verificamos a estrutura do processo e maturidade em UX Design iniciais do setor de TI (STI) do Tribunal de Contas da União;

2. Em segundo, a etapa de pesquisa, em que entendemos os perfis de cada colaborador no fluxo de tarefas do processo de UX Design do STI;

3. E por último, as entregas, em que estabelecemos a nova organização e fluxo de tarefas do processo de UX Design do STI;

O STI se divide em diretorias que por sua vez se dividem em setores e cada um possui um chefe de serviço que faz o papel de Scrum Master e Gerente de Produto, um ou mais Product Owner, três ou quatro desenvolvedores e, com a chegada dos profissionais de UX e UI, havia um UX e um UI em cada setor. É importante pontuar que sem UXs e UIs designers, os ambientes digitais eram desenvolvidos e desenhados exclusivamente pelos desenvolvedores, gerando vários problemas de usabilidade e de consistência visual.

Com a inclusão dos profissionais de experiência do usuário e de interface, alguns redesenhando e reestruturando sistemas já existentes, outros projetando novos e, conforme os projetos foram evoluindo, percebeu-se que os processos de pesquisa (UX), as interfaces visuais (UI), as rotinas e as entregas não estavam muito bem alinhas em todos os times do STI. Portanto, havia um problema de consistência visual entre os sistemas, além de falta de padronização da experiência do usuário e documentação, uma vez que há muitos sistemas e interfaces, inclusive com linguagens diferentes. Daí surgiu a necessidade de padronizar e documentar os processos de UX e UI. Mas antes disso, precisávamos entender em qual nível de maturidade UX/UI estávamos. Podia parecer óbvio que estaríamos em níveis muito inicial em qualquer escala de maturidade, porém era necessário detalhar quais eram essas condições iniciais e quais metas deveriam ser atingidas para evoluir para o próximo nível.

Quando se fala de processos de UX em uma empresa, setor, ou projeto, é possível classificá-la ao nível ou grau de maturidade. Nesse caso, utilizamos os níveis de maturidade organizacional proposta pelo NNGROUP, explicado com detalhes neste artigo e outros detalhados nele, para classificar o nível de maturidade do STI.

Nesse modelo de maturidade, entendemos a Experiência do Usuário sob quatro aspectos: estratégia, cultura, processos e resultados. Assim, para compreender onde estávamos exatamente nessa escala, para onde e como deveríamos evoluir, o time de Design facilitou um workshop com gerentes e PO`s de cada setor para mapear as atividades, criar um novo fluxo de tarefas integrando as atividades de UX/UI e definir os próximos passos. Dado, portanto, o fluxo de tarefas atual dos times, foram debatidos e definidos os níveis iniciais de cada um dos quatro aspectos citados.

Assim, sob esses 4 aspectos de maturidade de UX, foram encontradas as seguintes características do STI:

Estratégia

• Visão: Usuários são mencionados, mas não são o foco (Nível 2);

Planejamento e prioridades: A Experiência do Usuário não é incluída em definições de objetivos ou prioridades (Nível 1);

Budget: Não existe (Nível 1).

Cultura

Conhecimento: Não entendem sobre UX (Nível 1);

Apoio: Entendem o UX como "deixar bonito visualmente" (Nível 2);

Competência: Não possuem a mentalidade de UX (Nível 1);

Adaptabilidade: Não se esforçam para melhorar (Nível 2).

Processos

Método: Nenhum método de UX é utilizado (Nível 1);

Colaboração: Algumas pessoas do time tentam utilizar processos de UX, mas são ignoradas (Nível 2);

Consistência: As atividades básicas de UX são muito pontuais e não replicáveis (Nível 1).

Resultados

Impacto de UX: Não existe, as entregas são focadas em features e não na experiência do usuário (Nível 1);

Mensuração: Poucas métricas de experiência do usuário são coletadas, mas são subutilizadas (Nível 2).

Nesse contexto, percebeu-se que a maturidade dos processos de UX no STI possuíam elementos do nível 1 (Ausente, em que a Experiência do Usuário é ignorada ou inexistente) e do nível 2 (Limitado, desigual e casual), o que fazia todo o sentido, pois só agora havia profissionais de UX e UI trabalhando nos times do STI do TCU.

O objetivo desta etapa era entender o fluxo de tarefas inicial para adaptá-la em um novo fluxo com processos de Design (UX/UI) e outras melhorias. Assim, para aperfeiçoar esse fluxo e definir o processo mais coerente com os novos formatos de time e necessidades, foi proposto o uso do diagrama de afinidades como ferramenta para que fosse decidido junto ao time e interessados, quais etapas e atividades fariam parte do novo fluxo de tarefas do STI.

Para essa atividade, reunimos todos os perfis, desenvolvedores, UX e UI designers, product owners e gerentes de diferentes setores para desenhar juntos um novo fluxo de tarefas mais otimizado e adaptado aos novos desafios e estrutura dos times.

Esse exercício permitiu que as pessoas envolvidas no desenvolvimento dos sistemas pudessem participar ativamente da definição do processo que iriam utilizar no seu dia a dia de trabalho. Desse modo, portanto, um novo fluxo de tarefas foi desenhado, melhorias e novas etapas foram sugeridas no processo atual, permitindo também a possibilidade de adaptar sem muito esforço os projetos que já estavam em andamento.

Como resultado dos esforços do time de Design e colaboração com os outros profissionais, desenvolvemos um novo fluxos de tarefas compatíveis com a nova estrutura do STI trazendo melhorias significativas, processo e principalmente na qualidade das entregas.

Além do fluxo de tarefas para o desenvolvimento de sistemas, estruturamos e organizamos um Guia de Interface de Sistemas para o STI baseado no Material Design, sistema de design criado pelo Google. O Guia de Interface para Sistemas do TCU assim como o Material Design, é um conjunto de diretrizes ou guidelines utilizados para padronização de interfaces gráficas. Portanto, adaptando para nossa realidade, criamos nosso próprio guia de interface, que possuem recomendações para padronizar das interfaces do STI do TCU. Para mais detalhes, acesse o arquivo do Guia de Interfaces dos Sistemas do TCU no link abaixo.

Como complemento ao Guia de Interfaces para Sistemas do TCU, foi estabelecida a criação dos componentes de cada um dos novos sistemas do STI, isto é, cada sistema desenvolvido ou em desenvolvimento, teria seu próprio Design System, resultado de uma força tarefa entre designers e desenvolvedores. O Design System, portanto, vai permitir criar produtos digitais mais consistentes e escaláveis.

A inclusão da liderança de cada setor nesse processo foi determinante para a consolidação do time Design, seus processos, suas decisões e, principalmente, conseguindo sua confiança, mais apoio e suporte para trabalhos futuros. Junto a isso, o novo fluxo de tarefas permitiu uma gestão de processos mais eficiente, focando em melhorar a comunicação e o feedback entre o time.

Além disso, as documentações disponíveis, como as Wikis, o Guia de Interface e o Design System respectivo de cada sistema, conferiram celeridade às construções dos protótipos e desenvolvimento, uma vez que os protótipos já podiam ser feitos em alta fidelidade, aumentando a rapidez da sua aprovação, gerando poucas dúvidas e refazimento e os componentes do backend já estavam prontos.

A criação de toda a documentação e do processo de design foi um esforço à parte de um trabalho que já envolvia processos de UX. Nesse projeto, foi crucial aprender a gerir o tempo para não impactar as entregas e aprimorar minhas habilidades de comunicação para ser mais clara e objetiva com a minha liderança imediata e poder ter suporte sobre qualquer problema ou dificuldade eventual.

Outros aprendizados importantes foram: guiar o time de UX/UI e saber como e para quem delegar as tarefas para atingirmos nossos objetivos, visto que cada pessoa tem seu perfil. Foi importante ter a percepção e o conhecimento de cada pessoa para poder exigir o melhor dela. Considero uma das melhores experiências que tive, ainda que dividindo essa liderança com outro colega. Foram meses de colaboração e trocas de ideias que resultaram em um trabalho de excelência.

De modo geral, as entregas foram todas finalizadas. Porém, elas sempre deve passar por manutenções e atualizações conforme a evolução dos sistemas e, por isso, as documentações devem ser revisadas periodicamente.